Regeln zur Sitzungskultur


Regeln zur Sitzungskultur

von Christoph Dahms
Coach und Trainer seit 1990

Beachten Sie zur Vorbereitung und Durchführung von Konferenzen, Besprechungen und Teamsitzungen auch die Hinweise in dem DAHMS-Trainingsbuch zum Thema „Moderation“. Denjenigen, die häufiger beruflich, ehrenamtlich, … Gruppen oder (Projekt-)Teams moderieren müssen, empfehlen wir in regelmäßigen Abständen eine Trainingsveranstaltung zum Thema „Moderation“ mit entsprechenden coachingartigen Reflexionsszenarien. Besonders schwierige konfliktreiche Gruppensituationen lassen sich so effizient meistern.

 

Steigern Sie die Effizienz von Konferenzen, Besprechungen

Dahms Trainingsbuch ModerationKonferenzen, Besprechungen und Teamrunden sind meist zu lang und werden zu oft abgehalten. Häufig sind zu viele oder die falschen Diskussionsteilnehmer beteiligt! So sitzen die Beteiligten einfach nur sinnlos ihre Zeit ab. Gegen diese Inanspruchnahme wehren sich die Teilnehmenden in der Regel nur unzureichend, weil sie höflich sein möchten, oder der oder dem Vorgesetzen nicht das sagen können, was sie wirklich von der Besprechung halten.
Das ist unwirtschaftlich, demotiviert die Teilnehmenden und zeugt von einem schlechten Besprechungsstil. Hier werden kollektiv wertvolle Ressourcen vergeudet, die an anderen Stellen dringend gebraucht werden.
Gleichzeitig wird in Zukunft die Zahl der Besprechungen weiter zunehmen, weil flache Hierarchien, personales Führen, mehr Team- und Projektarbeit den Abstimmungsbedarf erhöhen. Daraus folgt, dass eine effiziente Sitzungs- und Besprechungskultur zwingend erforderlich ist.
Was sind nun die Hauptgründe für ineffiziente Sitzungen? Wie können Sie Meetings effizient führen? Dazu haben wir einige Regeln erarbeitet, die Sie beachten sollten.

 

Konferenzen/Besprechungen (Zeitfresser 12 gemäß Trainingsbuch, Bd. 11)

Gründe für Konferenzen sind zum Beispiel häufig:
     ►  Abstimmung von Vorgehensweisen
     ►  Austausch von Erfahrungen
     ►  Motivation der Teilnehmer
     ►  Konsensfindung
     ►  Problemlösung
     ►  Beschlussfassung
     ►  Ideensammlung
     ►  Konfliktlösung
     ►  Erörterung von Sach- und Personalfragen

Kein Grund für eine Konferenz ist z.B. die Information zum Gegenstand der Veranstaltung oder die Selbstdarstellung der Leitung bzw. einzelner Teilnehmer.

„Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und doch dem Menschen das Kostbarste stehlen: Die Zeit.“
(Napoleon Bonaparte)

Anregungen, um Zeit zu sparen:

1. Minimieren Sie Besprechungen auf das absolut notwendige Maß.

2. Überlegen Sie im Vorfeld der Veranstaltung, ob die anstehenden Punkte eine Besprechung überhaupt rechtfertigen. Gibt es zeitsparende Alternativen? E-Mails, Telefonate, Videokonferenzen oder Vier-Augen-Gespräche sind manchmal effizienter.

3. Überdenken Sie bei regelmäßigen Veranstaltungen den Rhythmus und verlängern Sie ihn, wenn möglich. Bei unveränderter Sitzungsdauer, können Sie so den Zeitaufwand reduzieren.

4. Erarbeiten Sie eine straffe Tagesordnung mit Zeitangaben zur Dauer der Besprechung und zur Abfolge der Punkte. Die Tagesordnung sollte machbar sein! Oft werden zu viele Punkte in die Tagesordnung hineingepackt, die dann nur oberflächlich bearbeitet werden können, was frustrieren kann. Planen Sie bei längeren Sitzungen ausreichend Pausen ein. Oft lässt die Konzentrationsfähigkeit in Sitzungen schon nach 45 bis 60 Minuten spürbar nach. Nach ca. 45 Minuten eine kurze Pause von genau 5 Minuten steigert die Effizienz häufig deutlich.

5. Laden Sie nur Betroffene, denn nur diese sind interessiert bei der Sache. Gerade hier werden in der Praxis oft Zugeständnisse gemacht, weil die Frau Prof. Wichtig und der Herr Dr. Bedeutend eben immer schon dabei waren und sich sonst auf die Schleppe und den Schlips getreten fühlen, werden sie eingeladen.

6. Verschicken Sie Einladung, Informationsmaterial und die Tagesordnung so rechtzeitig, damit sich die Teilnehmenden gut vorbereiten können. Unter dieser Bedingung kann auch eine gute Vorbereitung eingefordert werden.

7. Verzichten Sie auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ oder „Verschiedenes“. Hier ticken oft Zeitbomben, die unvorbereitet explodieren. Geben Sie stattdessen den Beteiligten die Möglichkeit, im Vorfeld der Veranstaltung Einfluss auf die Tagesordnung zu nehmen.

8. Schaffen Sie einen angemessenen Rahmen für die Besprechung, sodass die Menschen optimal leisten können. Zu warme oder zu kalte Räume, Hunger oder Durst und Technik, die nicht funktioniert, lassen keine optimalen Ergebnisse erwarten. Häufig werden bei kurzen Besprechungen statt Sitzungen heute auch Stehungen durchgeführt, bei denen die Beteiligten an Bistrotischen konferieren und schnell die zu behandelnden Punkte erledigen.

9. Kanalisieren Sie Selbstdarstellungs- und Mitteilungsbedürfnisse vor der Veranstaltung. 15 Minuten sind dafür in der Regel ausreichend. Insbesondere bei Meetings, die regelmäßig, aber selten stattfinden, ist das ein Effizienzgewinn.

10. Bestimmen Sie einen kompetenten Moderator, falls die Gruppe mehr als drei Menschen umfasst. Sitzungen brauchen starke, professionelle Führung. Diese Moderationskompetenzen sollte ein Moderator beherrschen.
Für die Einhaltung des Zeitplans und der Regeln sollte die Sitzungsleitung konsequent sorgen. Ist der Moderator nicht in der Lage, die Effizienz der Besprechung zu sichern, intervenieren Sie als Teilnehmer. Reicht das auch nicht aus, holen Sie sich professionelle Hilfe (Gruppencoaching oder Supervision).

11. Eröffnen Sie unbedingt pünktlich, egal wie viele anwesend sind. In der Anfangsphase von Sitzungen, in der sich einander unbekannte Menschen begegnen, lernen die Teilnehmenden besonders viel über das Verhalten in dieser Gruppe. Nur ein pünktlicher Start sichert von Anfang an eine zielstrebige Arbeitsatmosphäre.

12. Legen Sie Regeln fest, falls nur so ein effizienter Ablauf gesichert werden kann. Diese Regeln können beispielsweise die Themenbereiche: Umgang mit elektronischen Medien, Wortbeiträge, Erbringung von Leistungen, Pünktlichkeit, Kritikkultur, … umfassen.

13. Leiten Sie nur kurz ein. Hier sind rhetorische Kompetenzen gefragt. Der professionelle Einstieg ist bei neuen Gruppen (Kickoff bei Projekten) häufig sehr prägend.

14. Besprechen Sie die Themen inhalts- und nicht personenbezogen. Lösungen für Probleme, Konsensfindung und Antworten auf Fragen sind die Ziele. Profilierungen und unangemessene Selbstdarstellungen sind unerwünscht.

15. Entlassen Sie überflüssige Teilnehmer.

16. Gehen Sie, wenn für Sie wichtige Punkte abgehandelt sind. Falls Sie aus irgendwelchen Gründen dann nicht gehen können, nehmen Sie sich Arbeit mit, die Sie während der weiteren Sitzung erledigen.

17. Verfassen Sie ein Ergebnisprotokoll (maximal eine Seite). Versenden Sie das Protokoll (E-Mail-Verteiler), und gewähren Sie den Teilnehmern eine Frist, in der noch Korrekturwünsche mitgeteilt werden können.

18. Enden Sie möglichst frühzeitig. Maximal dürfen Sie den gesetzten Zeitrahmen nutzen. Organisieren Sie die Konferenzen ergebnisorientiert. („Wenn wir fertig sind, ist Feierabend.“)

19. Tragen Sie Konflikte sachlich aus. In vielen Sitzungen werden Konflikte emotionalisiert oder gar komplett ignoriert. Manche Leitende verbieten sogar Widerstand. Alle vorgenannten Verhaltensweisen sind sehr konfliktträchtig und eskalierend. Geben Sie Widerständen angemessen Raum, um sie zu kanalisieren und bearbeiten zu können. Sollten in Ihren Sitzungen Problemtypen (Vielredner, Besserwisser, Pessimisten, Nörgler, Ewiggestrige, …) häufiger auftreten, könnte für Sie die Beschäftigung mit den Themenbereichen, Konfliktmanagement oder Schlagfertigkeit sinnvoll sein.

20. Führen Sie eine Stärken/Schwächen-Analyse (Review) durch. Lernen Sie aus Fehlern. Verbessern Sie die Sitzung durch Verhaltensänderungen. Das gilt für Sie in der Rolle der/des Teilnehmenden wie auch in der Rolle der Sitzungsleitung.

Diese Regeln sind einfach zu lernen und leicht umzusetzen.

Fazit: Wer die Sitzungskultur einer Organisation auf Effizienz ausrichtet, der spart erheblich Zeit und damit Kosten. Oft muss die Sitzung abgehalten werden, weil die Kommunikation außerhalb der Sitzung nicht richtig funktioniert. Arbeiten Sie an der effizienten Sitzungskultur auch außerhalb der Sitzung!

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir beraten Sie gerne.
© Christoph Dahms, 2014